בעד ונגד – מנהל אירועים פרטי

לאחרונה התפתח טרנד חדש בענף החתונות וניהול הבר מצווה - מנהל אירועים פרטי וחברות ניהול הושבה באירועים.

נסקור פה בקצרה את תפקיד המנהל אירועים הפרטי ושיקולי - בעד ונגד.

הטרנד של מנהלי אירועים פרטיים וחברות ניהול הושבה באירועים נולד בעקבות הצורך וההבנה של הזוגות,שבסופו של יום,נושא החתונה הוא עסק כלכלי ומתיש,וכל מי שרוצה לעזור...בעצם רוצה למכור להם משהו.ישנם כל כך הרבה פרמטרים שצריך לטפל בהם,כדי שהאירוע יהיה מוצלח,ונוצרה הסיטואציה,שמרגישים "מותשים ועייפים" מכל הריצות,קבלת ההחלטות,הבחירות,הבדיקות,"המריבות וצעקות" שנעשו בתהליך תיכנון החתונה...ומגיעים ליום הביצוע-כבר אין כוח,סבלנות,זמן וחשק לנהל את האירוע בצורה מדוקדקת.

בדיוק לצורך זה,קמו כפטריות אחרי הגשם,חברות שמציעות להשכיר את הידע והניסיון שלהם בתחום ניהול האירוע ב"זמן האמת",כנציגות מטעמכם מול אנשי הצוות של האולם והספקים ששכרתם. בדרך כלל אלו,רבי מלצרים בעלי ניסיון של שנים,שפנו לשוק הפרטי ומציעים את השירות,הידע והניסיון שרכשו במהלך השנים-ישירות לזוגות.

מניסיוננו,אנו ממליצים,שלפני שתשכרו מנהל אירועים פרטי מטעמכם,תוודאו ותדרשו, שהוא יטפל בנושאים הללו:

• הוא מגיע ראשון למקום האירוע כדי לזהות תקלות אפשריות ולמנוע אותם. הוא בודק שכל מה שהובטח מבחינת האוכל,עיצוב,מלצרים...הכול מקויים ונמצא.
• מוודא שכל הספקים שהזמנתם (צלם,תקליטן....) הגיעו פיזית ויש להם את כל התנאים כדי להצליח בביצוע עבודתם.
• מסתנכרן ומתדרך את מנהל אירועים של האולם,התקליטן,הצלם...בלוחות הזמנים לחתונה שנקבעו בינכם (זמני חופה,כמה שירים אחרי החופה ולפני מנה ראשונה,כמה זמן הפסקות בין הריקודים....-ניהול בפועל של זמני וסדר החתונה).
• תפקידו להיות הנציג הבלעדי שמאשר וחותם על "פתיחת שולחנות רזרבה". קחו בחשבון-מספיק שיושב אורח אחד בשולחן...אתם מחוייבים כספית על כל השולחן. בגלל חוסר הניסיון שיש ל"נציגי משפחה" בניהול הושבת אורחים,ישנם מנהלי אירועים מטעם האולמות,שמלחיצים ומדרבנים את הנציג "לפתוח רזרבות" או ""לא נעים-האורחים עומדים"...זה מתבטא בהמון כסף לרעתכם.
• תפקידו להיות "הכתובת" עבור האורחים שלכם לכל בעיה או תלונה מצידם ,שיכולה להתעורר במהלך האירוע, ולפתור אותה בלי לערב אותכם ולהפריע לשמחה ולהנאה שלכם באירוע עצמו.
• רוב מנהלי האירועים הפרטיים גם מנהלים את חלוקת האלכוהול לאורחים בזמן האירוע עצמו.

ההוצאה עבור מנהל אירועים פרטי נעה בין 1000-2500 ש"ח,שזה לא זול.

המלצות שלנו :

אירועים עד 150 אנשים- אין באמת צורך במנהל אירועים מטעמכם - תמנו אחד מבני המשפחה ו/או החברים הקרובים שיתפקדו כמנהל האירוע מטעמכם, מבעוד מועד...או שתפגינו ידע ואסרטיביות מול מנהל האירועים של האולם.

מעבר לכמות זו,כדאי לשקול לשכור מנהל אירועים מטעמכם (שוב-תלוי בתקציב שלכם) -זה יכול לחסוך כמה אלפי שקלים דווקא "בישורת האחרונה" של סיום פרק החתונה.

כותב המאמר-123 מזל טוב.