איך לחשב את כמות המוזמנים שלנו?

איך לחשב כמות המוזמנים שלנו לאירוע היא לא מדע מדוייק,ועם זאת,הצלחתו היא קריטית בהוצאה הכספית של האירוע שלנו.עלות האירוע הסופית שלנו נגזרת מכמות המוזמנים,ואנו לא רוצים להגיע לתוצאה,ש"התחייבנו מול האולם" לכמות מסויימת של מוזמנים והיו "חסרים אורחים"...האולמות אירועים או גני האירועים לא סלחניים ורחמניים בנושא.הם יחייבו אותכם כספית לפי כמות האנשים שהתחייבתם אליה ולא הכמות שהגיעה בפועל,והנחמדות והחיבוק האדיר שקיבלתם מהם בהתחלה ,יהפך,למעמד כוחני חד צדדי.

נתחיל בקצת הארות לפני שניגשים לבדוק מקומות פוטנציאליים ליום השמח:

ישנם 3 קבוצות של "מתחתנים" באותו הערב-הזוג עצמו,הורי החתן והורי הכלה (לא לשכוח את זה)

חובה..חובה...חובה-טבלה שמית מפורטת של כל המוזמנים (לכל קבוצת "מתחתנים") שאתם מתכננים להזמין.הטבלה תהייה מחולקת לפי 3 פרמטרים:

• 100% מגיעים(משפחה,אחים,אחיות,חברים...מעגל ראשון)
• 80%-90% מגיעים(חברים קרובים לעבודה,דודות מעגל שני ושלישי,מי שיכול להגיע זוג או בודד,חברים של האחים ואחיות...)
• 50% מגיעים (שכנים,עמיתים לעבודה.....)

תוכלו גם לחפש תוכנות ואפליקציות המיועדות לצורך הנושא הזה.

אחרי כל החישובים והספקולציות-הסטטיסטיקה קובעת-

• אתם יכולים להעריך שיגיעו לאירוע 75% מכמות המוזמנים בפרמטר "80%-100% מגיעים"
• כל המוזמנים שיגיעו מפרמטר ה-"50% מגיעים"-הם ימצאו ברשימת הרזרבה בלבד.בהם לא מתחשבים בשלב זה בהתחייבות לאולם.

כלל ברזל-להוסיף כמות מוזמנים,האולם ישמח ויאפשר עד יום לפני האירוע בפועל,ומנגד-להוריד כמות מוזמנים,כמעט ובלתי אפשרי.לכן,לא צריך להלחץ בנושא.

עם הכמות מוזמנים הזו,אתם יכולים להתחיל לחפש אולמות ודילים אטרקטיביים(וכמובן להעזר באשף תיכנון ואירגון החתונה שבנינו במיוחד עבורכם).משלב זה,אפשר להתחיל לאט לאט ל"חדד את הרשימה",ולהעזר במגוון הענק של האמצעים הקיימים היום:חברות אישורי הגעה,חברים שיבררו ויוודאו הגעה,לשאול קרובי משפחה שערכו אירוע לאחרונה על כמות המוזמנים שהגיעה בפועל....כדי להגיע למספר מוזמנים הכי "קרוב למציאות שאפשר".

המלצות מהניסיון הרב שהצטבר אצלנו-

1. להכניס סעיף מדרגת הנחה במשא ומתן מול האולם,שמשמעותו-במידה ותוסיפו עוד X מוזמנים עד יום האירוע תקבלו Y הנחה למחיר המנה על כל כמות המוזמנים.
2. בסופו של דבר,כנראה שתוכלו להוסיף עד 10% מוזמנים נוספים מהכמות ההתחלתית (זה לא מה שחשבתם...).בחרו את מקום האירוע בהתאם-זה ישפיע משמעותית על הרצון והיכולת של האולם או גן האירועים לתת מחיר ודיל אטרקטיבי.ככול שמצליחים להגיע לתפוסה מקסימלית האולם יותר "גמיש".

​אני אתן דוגמא:חישבנו ומצאנו שיש לנו 250 מוזמנים בטוחים+50 מוזמנים "רזרבה(פחות בטוחים)"+עד יום האירוע כנראה שיהיה לנו עוד 30 מוזמנים שיהיו ודאיים.סה"כ-מקסימום מוזמנים שנוכל להגיע אליה-330 אורחים... והיה לנו "הפתעות משמיים ומשפחה שהגיעה במפתיע מחו"ל"...350 מוזמנים.אם תחליטו על אולם לחתונה או גן אירועים שמכיל עד 450-500 מוזמנים תקבלו דיל לחתונה הרבה יותר גמיש וטוב מאולם או גן אירועים שמכיל עד 800 מוזמנים או 1000 מוזמנים.